Condiciones del servicio

1. Quién contrata y qué se contrata

El prestador es Espiral Ideas, slu, con NIF B12345678 (en adelante, "nosotros"). El cliente es la empresa, el profesional autónomo, la gestoría o la asociación que crea una cuenta (en adelante, "tú" o "el cliente").

El servicio es una aplicación web que permite emitir el documento electrónico de control administrativo del transporte de mercancías (DeCA) con su código QR y su URL de descarga, entregarlo al conductor y a la otra parte del transporte, conservarlo y exportarlo.

El servicio se dirige a empresas y profesionales, no a consumidores, y solo se puede contratar para una actividad económica. Al crear la cuenta declaras que actúas en el ámbito de tu actividad y que tienes capacidad para obligar a la empresa que representas.

Cómo se contrata. El contrato se celebra en línea y en español, desde la pantalla de alta: eliges para quién es la cuenta, escribes los datos de la empresa, declaras que contratas como empresa o profesional, escribes tus datos de acceso, aceptas estas condiciones y creas la cuenta. Hasta que pulsas "Crear mi cuenta" puedes revisar y corregir todo lo que has escrito, y después los datos de la empresa se corrigen desde la propia aplicación.

El contrato queda archivado y lo puedes consultar. Guardamos el texto exacto de cada versión de estas condiciones, sin cambiarlo nunca. De cada aceptación guardamos la versión aceptada, el día, quién la aceptó y la dirección IP desde la que lo hizo. Quien administra la cuenta puede leer en la aplicación, en "Suscripción", el texto que aceptó su organización, aunque después haya cambiado; en esta página solo está la versión vigente. La prueba de cada aceptación la conservamos hasta cinco años después de que termine el contrato, aunque la cuenta se borre antes, porque es el plazo en el que se puede reclamar lo que nace de él.

Información previa y confirmación. Como ninguna de las dos partes contrata como consumidor, acordamos expresamente, al amparo de los artículos 27.2.a y 28.3.a de la Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico, que no son obligatorias la información previa al contrato de su artículo 27.1 ni la confirmación de la aceptación de su artículo 28.1. Aun así, este apartado da esa información.

2. La cuenta y quién la usa

• Eres responsable de las credenciales de tu cuenta y de lo que hagan tus usuarios, incluidos los conductores cuyos dispositivos vincules.
• Los datos que introduzcas tienen que ser exactos y estar actualizados, empezando por el NIF y el domicilio que se imprimen en cada documento.
• Puedes revocar en cualquier momento el acceso de un usuario o de un dispositivo desde la propia aplicación.
• Avísanos en cuanto sospeches de un acceso no autorizado. Registramos cada acceso y cada cambio, así que podemos ayudarte a reconstruir lo ocurrido.

3. Qué hacemos y qué no

Lo que hacemos:

• Generar el documento en PDF nativo con su código QR y ponerlo en una URL de descarga directa, conforme a la Resolución de la DGTCF de 5 de junio de 2026.
• Mantener esa URL activa desde la emisión hasta el fin del servicio más los días que configures (entre 7 y 30, y 30 si no eliges).
• Conservar cada versión del documento durante el archivo de tu plan (un año en el gratuito y dos años en los de pago), o menos si así lo configuras, nunca por debajo de lo que exige la norma (un año).
• Registrar cuándo se creó, cuándo se modificó y cada descarga pública.

Lo que no hacemos, y conviene tener claro:

• No comprobamos la veracidad de tus datos. De la exactitud del contenido del DeCA responden el cargador contractual y el transportista efectivo, cada uno de su parte (art. 7 de la Orden FOM/2861/2012). Nosotros ponemos la herramienta y la prueba de cuándo se emitió.
• No damos asesoramiento jurídico. El asistente "¿Necesito DeCA?" y la guía son divulgación: la fuente que prevalece es el BOE.
• No emitimos por ti. Si no emites un documento, o lo emites tarde, la responsabilidad administrativa es tuya.
• No somos una plataforma autorizada ni certificada por la Administración, entre otras cosas porque no existe tal figura para el DeCA.

4. Precios, facturación y periodo de lanzamiento

• Los precios publicados en la página de precios van sin impuestos. Lo que se añade a cada cobro no siempre es IVA: Espiral Ideas, slu factura desde Canarias, así que depende de dónde estés establecido. El cuadro de abajo dice qué lleva tu factura.
• De cada cobro sale una factura, con tu razón social, tu NIF y tu domicilio fiscal: por eso se piden al darte de alta, y no como trámite. Si cambian, actualízalos antes del siguiente cobro; una factura emitida no se edita ni se borra, se corrige con una factura rectificativa.
• Sin permanencia. Puedes cambiar de plan o cancelar cuando quieras. Al subir de plan el cambio es inmediato: si venías del plan gratuito, del periodo en curso solo se cobran los días que queden desde el día del cambio, prorrateados; si ya tenías un plan de pago, ese periodo ya está cobrado y el precio nuevo se aplica desde el siguiente. Al bajar, el cambio entra en el periodo siguiente. Si cancelas, el servicio sigue hasta el final del periodo que ya has pagado.
• Los camiones del mes, y lo que cuesta pasarse. Los planes que incluyen un número de camiones lo miden por uso: son las matrículas de tractora distintas que aparecen en los DeCA que la cuenta emite dentro del mes natural, propias o de un porte subcontratado, sin contar las de los documentos anulados. La lista de vehículos de la aplicación no tiene tope y no influye en el precio. Cada camión por encima de los que incluye el plan cuesta 4,00 € y se cobra con la cuota del mes siguiente, con un límite: entre la cuota y el exceso nunca pagas más de lo que costaría el plan que ya incluye esos camiones. Pasarse no interrumpe la emisión.
• Periodo de lanzamiento: las cuentas creadas antes del 5 de octubre de 2026 no pagan nada hasta el 31 de octubre de 2026.
• El plan gratuito es permanente mientras se use, con los límites publicados y sin fecha de caducidad: no se convierte en una prueba que expira ni te pedimos una tarjeta. Lo único que lo termina es dejar de usarlo un año entero, y eso lo avisamos antes (§6). Eso sí, su camión y sus DeCA del mes son topes, y son lo único que puede impedir emitir en todo el servicio: al llegar a ellos no se emite más hasta el mes siguiente o hasta cambiar de plan, porque una cuenta sin forma de pago no puede tener un exceso que cobrar. El del camión afecta al camión siguiente: con la matrícula con la que ya se ha emitido ese mes se sigue emitiendo. Corregir y reemitir no consume cuota, que es el mismo envío; un DeCA anulado sí la consume, porque su número de serie se gastó y su documento se generó, aunque su camión no cuente para los camiones del mes.
• Si un cobro vuelve impagado te avisamos y, pasados quince días, podemos suspender la emisión de documentos nuevos. Nunca dejamos de servir los documentos ya emitidos: tu obligación de conservación y la descarga de la inspección no dependen de que estés al corriente de pago.

Los tipos son los vigentes el día de la operación, no el día en que la leas aquí. Y si tu caso no está en el cuadro, no cobramos: te lo decimos antes y lo resolvemos contigo, porque preferimos parar a emitir una factura con un impuesto que no podamos justificar.

5. Disponibilidad

La URL pública del código QR es la parte crítica del servicio: es la que invoca la inspección. La vigilamos con un monitor externo y trabajamos para que esté siempre disponible, pero ningún servicio en internet está libre de incidencias. Publicamos las incidencias relevantes en la página de estado del servicio y avisamos de los mantenimientos programados.

Mientras dure el periodo de lanzamiento no ofrecemos un acuerdo de nivel de servicio con compensaciones; cuando lo haya, se publicará aquí y se avisará con antelación.

El conductor puede enseñar el documento aunque el servicio esté caído, porque su copia y su código QR se guardan en el propio móvil. Lo que no se puede mientras el servicio está caído es descargar el PDF desde la URL del código QR: la inspección podrá hacerlo en cuanto el servicio vuelva.

6. Tus documentos son tuyos

• El contenido que subes y los documentos que emites son de tu propiedad. Los tratamos por tu cuenta, en los términos del Anexo I.
• Puedes exportar tu archivo en cualquier momento y tantas veces como quieras: los PDF, el índice en CSV y el historial de cada documento. Cada exportación en ZIP admite 500 documentos y cada índice en CSV, 5000; por encima de eso la exportación se hace por tramos, acotando las fechas o los filtros.
• Si cancelas, el servicio sigue hasta el final del periodo pagado; desde ese día no se pueden emitir documentos nuevos y mantenemos tu archivo accesible treinta días para que puedas exportarlo. Después lo borramos entero, también los documentos a los que todavía les quede el año de conservación que exige la norma; solo esperan los que tengan un código QR que aún deba contestar a la inspección, hasta que se cierre su plazo de descarga. El día en que termina el servicio avisamos por correo a quien recibe el ejemplar de cada documento que se va a borrar antes de cumplir su año, en las direcciones a las que va ese ejemplar: le decimos qué documentos son y hasta cuándo puede descargarlos, para que guarde su propia copia. Sin ese aviso no borramos, y si sale más tarde, el borrado espera a que tenga desde el correo los mismos treinta días. Si necesitas más tiempo, dilo y lo acordamos.
• Si nunca vuelves. Una cuenta del plan Gratis que pase un año sin usarse (sin emitir ningún DeCA y sin que entre nadie) se borra entera, con su archivo. Te avisamos por correo a la dirección de la cuenta, un mes antes y una semana antes, con la fecha exacta y un enlace para exportar; si el aviso no llega a salir, no borramos nada. Volver a entrar es suficiente para que el plazo empiece de cero. Esto no pasa en los planes de pago: mientras pagas, guardamos.
• La conservación mínima que exige la norma es de un año desde el último día del servicio, y es una obligación del cargador contractual y del transportista efectivo (art. 9.1 de la Orden FOM/2861/2012), no nuestra. Mientras tu cuenta está activa, tu plan guarda cada documento al menos ese plazo, y el borrado de una cuenta abandonada tampoco se lleva un documento al que todavía le quede o cuyo código QR aún tenga que contestar. Si cancelas, el archivo se borra como dice el punto anterior: exporta antes de irte.

7. Uso aceptable

No se puede usar el servicio para:

• emitir documentos con datos falsos o sobre transportes que no existen;
• subir contenido ilícito o datos de terceros sin base legal para tratarlos;
• intentar acceder a datos de otras cuentas, sondear la infraestructura o realizar pruebas de carga sin autorización previa por escrito;
• revender el servicio como propio sin un acuerdo de marca blanca.

Si detectamos un uso así podemos suspender la cuenta, avisándote y explicando el motivo, salvo que la ley lo impida.

8. Responsabilidad

Respondemos de los daños directos que causemos por incumplir estas condiciones, con el límite del importe facturado en los doce meses anteriores al hecho que los cause (o, si la cuenta es gratuita, de cien euros). No respondemos del lucro cesante ni de las sanciones administrativas derivadas de datos incorrectos, de no emitir el documento o de no conservarlo, que son obligaciones del cliente.

Nada de lo anterior limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni la que la ley no permite limitar.

9. Cambios en estas condiciones

Podemos actualizarlas para adaptarlas a cambios legales o del servicio. Los cambios relevantes se avisan por correo con treinta días de antelación; si no estás de acuerdo, puedes cancelar sin penalización antes de que entren en vigor. Cada versión lleva su fecha y queda archivada tal cual. La que aceptó tu organización al crear la cuenta queda registrada; cuando haya una nueva, quien administra la cuenta puede leerla y aceptarla en "Suscripción", y esa aceptación también queda registrada.

10. Ley aplicable y fuero

Se aplica la legislación española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales del domicilio del titular, salvo que una norma imperativa disponga otro fuero.

Anexo I · Tratamiento de datos por cuenta del cliente

Este anexo es el contrato de encargado del tratamiento que exige el art. 28.3 del RGPD. Al usar el servicio subes datos personales de terceros (tus conductores, tus contactos) que tratamos por tu cuenta: tú eres el responsable y nosotros, el encargado.

Objeto, duración, naturaleza y finalidad

Tratamos esos datos para prestar el servicio descrito en estas condiciones (emitir, entregar, conservar y exportar los documentos de control) durante la vigencia del contrato y, después, los treinta días de gracia para que exportes tu archivo.

Al terminar ese plazo suprimimos tu archivo aunque a algún documento le quede parte del año que la norma obliga a conservarlo, porque esa obligación es de las partes del transporte y no nuestra. Por eso, al cancelar, nos das también la instrucción de avisar por correo a quien recibe el ejemplar de esos documentos, en las direcciones a las que va, de qué documentos son y hasta cuándo puede descargarlos.

Dos cosas duran más, y conviene que lo sepas. Un documento cuyo código QR todavía tiene que contestar a la inspección no se borra hasta que se cierra su plazo de descarga, el que fija la Resolución de la DGTCF de 5 de junio de 2026. Y cuando un documento ya se ha borrado, su dirección sigue contestando que ya no está disponible: las consultas que llegan a ella (cuándo, desde qué dirección IP y qué contestó) ya no las tratamos por tu cuenta, sino como responsables, y cada una se guarda como mucho dos años, aunque después se borre tu cuenta. Lo explica la política de privacidad.

Los datos con los que te facturamos (los cobros, la orden de domiciliación y lo que declaras para el impuesto) no forman parte de este encargo: los tratamos como responsables, porque la ley nos obliga a conservarlos. Los borramos seis años después del final del año de su último movimiento o, si es posterior, del año en que termina el contrato.

Tampoco forma parte de este encargo la prueba de que tu organización aceptó estas condiciones (qué versión, qué día, quién y desde qué dirección IP): la guardamos como responsables, para poder demostrar qué se contrató, hasta cinco años después de que termine el contrato (apartado 1).

Tipos de datos y categorías de interesados

• Conductores: nombre y apellidos, NIF, teléfono, correo si lo indicas, idioma, dispositivos vinculados y actividad dentro de la aplicación. El nombre, los apellidos y el NIF se guardan cifrados.
• Personas de contacto de cargadores y transportistas: nombre o razón social, NIF, domicilio y direcciones de correo.
• Usuarios de tu cuenta: nombre, apellidos, correo, teléfono y registro de su actividad. El nombre, los apellidos y el NIF se guardan cifrados.
• Quien abre la URL pública del código QR de tus documentos (normalmente, la inspección): dirección IP, navegador y fecha y hora de cada acceso, que es lo que te permite saber cuándo se ha consultado un DeCA.

No tratamos categorías especiales de datos, y el servicio no está pensado para ellas.

Nuestras obligaciones

• Tratar los datos solo siguiendo tus instrucciones documentadas, que incluyen estas condiciones y lo que hagas en la aplicación, y avisarte de inmediato si creemos que alguna instrucción infringe el RGPD u otra norma de protección de datos.
• Guardar confidencialidad, y exigirla a quien acceda a los datos por nuestra parte.
• Aplicar las medidas de seguridad del art. 32: cifrado en tránsito (TLS) y cifrado por campo de los datos identificativos, control de acceso por rol y por empresa, registro de auditoría, copias de seguridad diarias y versionado de los ficheros.
• Ayudarte a atender las solicitudes de derechos de los interesados y a cumplir los arts. 32 a 36 del RGPD.
• Comunicarte sin dilación indebida cualquier violación de seguridad, con la información necesaria para que puedas notificarla.
• A tu elección, devolverte o suprimir los datos al terminar el contrato, salvo que debamos conservarlos por obligación legal y con las dos salvedades explicadas al principio de este anexo.
• Poner a tu disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitir auditorías razonables, acordadas con antelación.

Subencargados

Autorizas de forma general que contratemos a los proveedores siguientes, con los que tenemos firmado el contrato que exige el art. 28.4. Si cambiamos alguno te avisaremos con antelación y podrás oponerte; si lo haces y no hay alternativa razonable, podrás cancelar sin penalización.

Una cosa más sobre los conductores

La aplicación del conductor funciona sin contraseña: se vincula el móvil con un código de un solo uso. Eso significa que quien tenga ese teléfono desbloqueado ve los documentos asignados a ese conductor. Es una decisión de diseño para que el sistema se use de verdad en la cabina; revocar un dispositivo es inmediato y queda registrado. Informa a tus conductores de que sus datos se tratan en esta aplicación: eres tú quien tiene la relación con ellos.

Cómo contactar

Para cualquier duda sobre estas condiciones, escríbenos a [email protected], o escríbenos desde el formulario de contacto. Si ya tienes cuenta, también desde la propia aplicación en "Soporte"; y si no la tienes, puedes crear una gratis.